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PROCEDIMIENTO
Administración y actualización de la estructura organizacional
Versión 1
Código PSI-SAM-PR-036
Proceso Servicios Administrativos Estado vigente
1. OBJETIVO
Fortalecer las capacidades organizacionales de la Alcaldía de Manizales en alineación con la estrategia institucional, el modelo por procesos, la estructura y planta de personal, a fin de lograr generar mayor valor público en la prestación de los bienes y servicios a los ciudadanos  
2. ALCANCE
Inicia con el análisis de los entornos, continua con la definición de alternativas para fortalecer las capacidades organizacionales y finaliza con la formalización del diseño rediseño según el caso 
3. RESPONSABLE
LIDER DE PROGRAMA
4. CONDICIONES GENERALES
La iniciativa del diseño o rediseño parte de la Alta dirección de la entidad, la cual debe estar enmarcada en los análisis de los diferentes entornos político, económico, social y cultural, tecnológico y ambiental

El cambio de estructura organizacional que cree o modifique dependencias deben ser presentado ante el Honorable Concejo Municipal

La etapa de Diseño o Rediseño debe considerar como componente fundamental el análisis de los costos financieros para asumir la reforma prevista si es del caso

 
5. DEFINICIONES
5.1. Estructura organizacional: Distribución interna de las diferentes dependencias de la entidad con las funciones y competencias requeridas para cumplir con su propósito fundamental, de una manera sistemática  
5.2. Planta de Personal: Conjunto de empleos requeridos para el cumplimiento de los objetivos y funciones asignadas a una institución, identificados y ordenados jerárquicamente  
5.3. CADENA DE VALOR: Relación secuencial y lógica entre insumos, actividades, productos, resultados e impactos en la que se añade valor a lo largo de su proceso de transformación. Se puede decir que en una primera etapa de la cadena de valor se toman insumos, que tienen unos costos asociados, y bajo alguna tecnología y procesos (llamado actividades), se transforman en productos. Luego, en una segunda etapa, los productos bajo condiciones específicas general resultados, que, en un tiempo mucho mayor, generan impactos, que deben cumplir, parcial o totalmente, alguna función pública o social del Estado.  
5.4. Diseñar o Rediseñar: Revisar técnicamente la arquitectura de una institucional bajo preceptos de la eficiencia, la productividad, y la generación de valor  
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

Ley 909 de 2004 por el cual se expiden normas que regulan el empleo público la carrera administrativa, gerencia y se dictan otras disposiciones

Ley 489 de 1998 Organización y funcionamiento de las entidades de orden nacional

Ley 1499 de 2017 Modifica el decreto 1083 de 2015, decreto único reglamentario de 2015

Ley 415 de 2016 Por el cual se adiciona el decreto único Reglamentario del sector de la función pública, decreto N° 1083 de 2015, en lo relacionados con la definición de los lineamientos de fortalecimiento institucional

Decreto 1083 de 2015 decreto Unico Reglamentario del Sector de Función Pública Establece el marco general de MIPG
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Análisis de capacidades y entornos del direccionamiento estratégico y la planeación. Diagnóstico  - LIDER DE PROGRAMA 
Documento de trabajo  		El diagnóstico es la base principal sobre el cual se construye todo el proceso de fortalecimiento organizacional identificando las necesidades de ajuste institucional a partir de los cambios en los diferentes entornos sociales, políticos, económicos y tecnológicos.

A partir de este insumo se define el mapeo de actores, estableciendo que dependencias se encuentran implicadas directa o indirectamente con el objeto del diseño o rediseño

Analizar el marco legal en relación con estructura, nomenclatura, clasificación de los empleos y planta de personal y manuales específicos de funciones y competencias para el entendimiento de la dinámica organizacional

Siguiendo adelante con el ejercicio de comprensión de la situación, se hace un poco de prospectiva organizacional a fin de poder influir en los determinantes de la decisión de diseño o rediseño a abordar.

Finalmente, en esta etapa se estudian las capacidades organizacionales con las que cuenta la Alcaldía para entregar bienes y servicios que satisfagan las necesidades

 
Diseñar o Rediseñar   - LIDER DE PROGRAMA 
Estudios. Certificado de disponibilidad presupuestal  		Validar el acuerdo de diseño o rediseño continué con el mismo alcance, con base en esto se hacen los ajustes necesarios a partir de los criterios de la Alcaldía. Se deben determinar en la cadena de valor que procesos que son necesarios o no para realizar los ajustes

Dependiendo de los ajustes y cambios realizados en las etapas anteriores se debe revisar la pertinencia de realizar cambios en la estructura de la entidad, es decir se debe hacer la distribución interna de las dependencias elaborando un documento que justifique técnicamente a partir de la cadena de valor definida y los procesos que lo componen.

Se define la clase de estructura a implementar sea funcional, por proyectos, territorial o estratégica

Se deben establecer las necesidades de personal en cuanto al N° de empleos para concluir si hay déficit o excedente que permita el cumplimiento de los objetivos y de la misión institucional, para lo cual se debe gestionar ante la secretaria de Hacienda los recursos para asumir la implementación de la reforma de la reforma prevista
 
Formalización de lo Diseñado o Rediseñado   - LIDER DE PROGRAMA 
  		Realización de actos administrativos para formalizar sea creación, o modificación de la estructura, planta de personal, nomenclatura o escala salarial 
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Luz Dary Calvo Mejía
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 06/Dic/2023
 
Nombre: Francisco Javier Gomez
Cargo: PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Fecha: 06/Dic/2023

 
Nombre: Guillermo Hernandez Gutierrez
Cargo: Líder de Programa
Fecha: 27/Dic/2023